Сводная таблица

Сводные таблицы – это инструмент для анализа данных, который позволит настроить отчеты так, чтобы видеть все необходимые цифры на одном листе, легко компоновать и обновлять их, подводить промежуточные и общие итоги, производить вычисления с отдельными данными.

Создание Сводной таблицы

Сводная таблица строится на основании как простого диапазона данных, так и данных Таблицы (что является предпочтительнее).

Чтобы создать Сводную таблицу, выполните следующие действия:

1. На основании данных Таблицы.

- Из исходных данных сформируйте Таблицу, для этого выделите диапазон ячеек с данными и на панели инструментов Анализ нажмите кнопку Вставить таблицу, либо нажмите сочетание клавиш Ctrl + T, выберите вариант создания Таблицы с заголовками;

- Выделите созданную Таблицу, либо любую ячейку Таблицы и на панели инструментов Анализ-Сводные таблицы нажмите кнопку Вставить сводную таблицу, либо

2. На основании простого диапазона данных.

- Выделите диапазон данных, либо любую ячейку на Листе с данными и на панели инструментов Анализ-Сводные таблицы нажмите кнопку Вставить сводную таблицу.

В открывшейся форме Создание сводной таблицы в поле Таблица или диапазон отобразится адрес выбранной Таблицы или диапазона ячеек.

Если необходимо скорректировать диапазон, введите его вручную или нажмите на кнопку справа от поля и мышью выберите необходимый диапазон ячеек с данными. Далее укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы. Для этого выберите один из предложенных вариантов:

- На новый лист, либо

- На существующий лист.

В данном варианте введите адрес ячейки или диапазона ячеек, куда необходимо вставить отчет сводной таблицы, либо нажмите на кнопку справа от поля Диапазон, мышью выберите ячейку или диапазон, куда необходимо вставить отчет сводной таблицы, нажмите на кнопку .

Заготовка Сводной таблицы отобразится в выбранном диапазоне, либо на новом листе.

Формирование Сводной таблицы

На боковой панели Сервис на вкладке Сводные таблицы отобразится список полей, состоящий из заголовков исходных данных.

Примечание. В списке полей категории (Измерения) обозначены темно-зеленым фоном пункта, а значения в цифровом виде (Факты) обозначены светло-зеленым фоном.

Для формирования сводной таблицы выберите необходимые пункты из списка полей Измерений и Фактов, для этого проставьте галочки напротив их наименований, либо перетащите мышью в одно из полей ниже (Фильтры, Столбцы, Строки, Значения). Значения в этих полях размещайте в соответствии с необходимым отображением результатов. Измерения (категории) можно менять местами как между полями, так и внутри полей путем перетаскивания показателей мышью. Факты (значения в цифровом виде) можно менять местами только внутри поля Значения.

Примечание. Факты (значения в цифровом виде) можно добавить только в поле Значения.

В приложении существует возможность отобразить сводную таблицу в табличном виде. Для этого нажмите правой клавишей мыши на наименовании измерения (в поле Строки) и поставьте галочку Макет в виде таблицы.

Группировка измерений по строкам разобьются на отдельные позиции.

В приложении существует возможность визуально группировать строки или столбцы при наличии нескольких полей в табличной форме. Для этого нажмите правой клавишей мыши на наименование измерения в поле Строки или Столбцы и поставьте галочку Повторять подписи данных для нужного параметра.

Данные будут визуально сгруппированы по выбранному параметру.

В приложении существует возможность преобразовывать дату и группировать строки или столбцы по параметрам даты (год, квартал, месяц). Для этого нажмите правой клавишей мыши на наименование измерения содержащего дату в поле Строки или Столбцы и поставьте галочку Преобразовать дату по группам.

Данные будут визуально сгруппированы по году, кварталу, месяцу.

Для скрытия/отображения кнопок развертывани и свертывания группировок измерений на панели инструментов Анализ-Сводные таблицы нажмите кнопку Показывать кнопки развертывания и свертывания.

Каждое перемещение показателя в поле приводит к перестроению Сводной таблицы. Для ускорения работы приложения поставьте птичку в поле Отложить обновление макета и после окончания формирования показателей в полях нажмите на кнопку Обновить.

Для автоматического обновления макета сводной таблицы после каждого действия при его формировании – снимите птичку в поле Отложить обновление макета.

Фильтры сводной таблицы

Чтобы отфильтровать данные в сводной таблице выполните следующие действия:

1. Переместите поле, по которому необходимо отфильтровать данные, в область Фильтры.

В результате панель фильтров отобразится отдельно над самой сводной таблицей. Фильтрация возможна по всем элементам выбранного поля.

2. При необходимости фильтрации данных по отдельным элементам выбранного поля в блоке фильтров нажмите кнопку . В открывшейся форме задайте элементы для фильтрации и нажмите кнопку ОК.

В результате данные сводной таблицы будут сформированы по выбранным элементам.

На боковой панели в списке полей категорий напротив полей, по которым установлена фильтрация - отобразиться символ

Удаление Сводной таблицы

Для удаления Сводной таблицы выполните следующие действия:

На панели инструментов Анализ-Сводные таблицы нажмите кнопку Удалить сводную таблицу.

Обновление Сводной таблицы

При изменении исходных данных, на основании которых построена Сводная таблица, для их отображения в Сводной таблице, необходимо обновить Сводную таблицу. Для этого выполните следующие действия:

На панели инструментов Анализ-Сводные таблицы нажмите кнопку Обновить сводную таблицу.

Для обновления всех сводных таблиц документа на панели инструментов Анализ-Сводные таблицы нажмите кнопку Обновить все сводные таблицы.

Примечание. В случае, если исходные данные представлены в виде Таблицы и изменился размер Таблицы (добавились строки/столбцы), то при обновлении Сводной таблицы - новые данные отобразятся в Сводной таблице.

Если исходные данные представлены в виде диапазона данных, то для отображения новых данных в Сводной таблице необходимо создать новую Сводную таблицу.

Промежуточные и Общие итоги

Для работы с промежуточными итогами на панели инструментов Анализ-Сводные таблицы нажмите на кнопку раскрывающегося списка Промежуточные итоги и выберите необходимый пункт.

Для отображения промежуточных итогов по конкретным катеотриям (измереням) нажмите правой клавишей мыши на наименовании измерения (в полях Столбцы или Строки ) и поставьте галочку Отображение промежуточных итогов

Для работы с общими итогами на панели инструментов Анализ-Сводные таблицы нажмите на кнопку раскрывающегося списка Общие итоги и выберите необходимый пункт.

Стиль оформления Сводной таблицы.

Работа со стилем Сводной таблицы аналогична работе со стилями Таблиц. Смотри пункт Стили таблиц.